DocFlow en SUSESO

Por: Manuel Jesús Donoso Oyarce

Cargo: Director Corporativo BROWSE S.A.

La Superintendencia de Seguridad Social “SUSESO”, implementa el Gestor documental DocFlow para la administración de la Documentación y correspondencia Interna y externa de toda la Institución.

El proceso de implementación general de DocFlow tomó 4 meses con la participación interesada del personal de la oficina de partes, departamento legal, Informática y departamentos administrativos de la Institución, la implementación se realizó con la firma electrónica proporcionada por la SEGPRES y con la integración del gestor documental del gobierno DocDigital, el cual permite la correspondencia entre instituciones públicas, tal como se muestra en la siguiente Figura:

Los servicios de implementación y mesa de ayuda son proporcionados por BROWSE S.A. y TYS en la plataforma de HUAWEI, dejando el sistema disponible las 24 horas y durante todo el año, convirtiéndose en una excelente herramienta y con gran disponibilidad desde cualquier lugar para los funcionarios.

DocFlow permite mantener el registro electrónico de la documentación interna de la organización y también la información emitida y recibida de otras organizaciones, esta información puede estar soportada en forma digital o soporte físico en papel, en ambos casos almacena el contenido de dichos documentos en la base de datos, quedando disponible para todos los usuarios autorizados. En la siguiente figura se muestra la visión general.

Para DocFlow es importante también generar la documentación electrónica, registrando su flujo de aprobación, con las debidas autorizaciones para la firma final antes del despacho del documento, ya sea con firma tradicional o firma electrónica simple y/o avanzada, pudiendo coexistir una mezcla de ambas firmas. Por otra parte, permite:

◉ Conocer el estado de cumplimiento de las acciones o tareas que ha generado un documento. 

◉ Ver la trazabilidad completa de un documento, posibilitando analizar los tiempos y las acciones en cada puesto de trabajo.

◉ Disponer de la historia de cada documento.

◉ Disponer de la auditoría de cambios del documento, esto permite saber los cambios que se han realizado en el sistema DocFlow y también los que se pudieran haber realizado    directamente en la base de datos.

◉ Mantener el histórico de la documentación. 

◉ Formar carpetas de expedientes.

◉ Administrar una oficina de informaciones, reclamos y sugerencias OIRS.

DocFlow permite integrarse a través de servicios WEB con cualquier sistema ERP o sistemas propios de una institución, es amigable y fácil de usar en un entorno complejo de administración de documentos.